Szabályzat a visszaélések bejelentésének kivizsgálásáról
- mageba Hungary Kft -

Preambulum

Jelen szabályzat a Mageba Hungary Kft., székhely: 4461 Nyírtelek, Ipari utca 5., cégjegyzékszám: 15-09-070721 (a továbbiakban: Mageba Hungary Kft) bejelentővédelmi szervezeteként eljáró Platform Hungária Kft. (a továbbiakban: Bejelentővédelmi szervezet) eljárásrendjét szabályozza a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény által meghatározott eljárások kapcsán.

A szabályzat célja, hogy az Mageba Hungary Kft. által foglalkoztatott személyek, egykor foglalkoztatott személyek, valamint pályázati eljárásban részt vevők – ideértve a Mageba Hungary Kft.-vel vállalkozási és megbízási jogviszony keretén belül szerződéses kapcsolatban állt, vagy álló, illetve erre irányuló pályázati eljárásban részt vevő személyeket is - az európai és hazai jogszabályi rendelkezéseknek megfelelő módon és eljárás során tehessék meg a Mageba Hungary Kft. tevékenységével összefüggésben felmerült esetleges visszaélésekkel kapcsolatos bejelentéseiket, illetve hogy ezen bejelentések a fentieknek megfelelő rendben kerüljenek kivizsgálásra.

A Mageba Hungary Kft. valamennyi munkatársa számára előírja a kollégákkal, illetve a vele vállalkozási vagy szerződéses kapcsolatban álló, volt és jelenlegi partnerekkel, illetve ilyen jogviszonyra pályázókkal a legmagasabb szintű etikai normáknak való megfelelést a Munka Törvénykönyvének 9.§ (2) bekezdése alapján.

I. A bejelentésre jogosultak köre

A 2023. évi XXV. törvény 20.§-ára figyelemmel a belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt jelenthet be a Mageba Hungary Kft. által foglalkoztatott személy, az a foglalkoztatott, akinek foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, továbbá a Mageba Hungary Kft.-vel szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozó, egyéni cég, a Mageba Hungary Kft.-ben tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Mageba Hungary Kft.-vel ügyviteli, ügyvezetői jogviszonyban álló, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is, a vele szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, illetve beszállító felügyelete és irányítása alatt álló személy, a nála tevékenységet végző gyakornok és önkéntes, valamint a Mageba Hungary Kft.-vel a fentiek szerint meghatározott jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és az a személy is, akinek ezen jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
 

II. A bejelentés elintézésére jogosult személy meghatározása

A Mageba Hungary Kft. kapcsán előterjesztett visszaélésekre vonatkozó bejelentések kivizsgálására, illetve a belső visszaélés-bejelentési rendszer jogszabályi rendelkezéseknek megfelelő működtetésére a Mageba Hungary Kft. a tőle gazdasági, irányítási – és egyéb szempontból teljesen független Platform Hungária Kft.-t, mint bejelentővédelmi szervezetet (a továbbiakban: Bejelentővédelmi szervezetet) bízza meg.

III. A bejelentés megtételének módja

A bejelentésre jogosult (a továbbiakban: Bejelentő) a bejelentést kizárólag írásban, a www.bejelentek.hu/bejelentes elérhetőségen teheti meg. A Mageba Hungary Kft. az érintetteket tájékoztatja a felület fenti elérhetőségéről, akár az alábbi QR kód megküldésével vagy kihelyezésével.

A bejelentek.hu egy olyan zárt, megfelelő védelemmel rendelkező, a Bejelentővédelmi szervezet által működtetett felület, ahol a bejelentő gyorsan, kényelmesen, figyelemfelhívó és tájékoztató modulok segítségével hatékonyan és eredményesen adhatja le a bejelentését. A megfelelően kitöltött formuláról a felület valós idejű visszajelzést küld. A megfelelően kitöltött formula csupán formai keretet jelent, azaz nem jelenti azt, hogy tartalmi szempontból az eljárás megindítására és a vizsgálat lefolytatására is alkalmas.

A bejelentés előzetes kivizsgálása

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha a bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg, a bejelentés nem az arra jogosulttól származik, a bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett – természetes vagy jogi személy - jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A Bejelentővédelmi szervezet a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a Bejelentővédelmi szervezet a Bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

IV. A bejelentéssel kapcsolatos eljárás lefolytatása

A Bejelentővédelmi szervezet a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a Bejelentő számára, melynek keretében általános tájékoztatást nyújt az eljárási és adatkezelési szabályokról. Az eljárási szabályokról és az adatkezelési szabályokról való tájékoztatás megadható link hivatkozással is.

A Bejelentővédelmi szervezet a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja, amely határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű – a határidő hosszabbítás indokairól és a kivizsgálás várható időpontjáról történő - tájékoztatása mellett hosszabbíthatja meg úgy, hogy az eljárás lefolytatása ebben az esetben sem haladhatja meg a három hónapot.

A vizsgálat során a Bejelentővédelmi szervezet kapcsolatot tart a Bejelentővel, melynek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel. A bejelentés kivizsgálása során értékelnie kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hoznia azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a feltárt visszaélések orvoslására.

Eljárása során a Bejelentővédelmi szervezet világos és könnyen hozzáférhető információt nyújt a belső visszaélés-bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a jogszabály szerinti visszaélés-bejelentési rendszerekre és eljárásokra vonatkozóan, míg a vizsgálatról és annak eredményéről vagy mellőzéséről és a mellőzés indokáról, valamint a megtett vagy tervezett intézkedésekről a Bejelentőt - főszabály szerint - írásban tájékoztatja. Az írásbeliség ugyanakkor mellőzhető abban az esetben, ha a Bejelentő a teljeskörű szóbeli tájékoztatást tudomásul vette.

V. Az eljárás eredményéből eredő konzekvenciák levonása és kommunikálása

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor a Bejelentővédelmi szervezet intézkedik a feljelentés megtételéről.

Ha foglalkoztató a Munka Törvénykönyvének 9. § (2) bekezdésében meghatározott feltételekkel a közérdeket vagy nyomós magánérdeket védő magatartási szabályokat vezet be, a Bejelentővédelmi szervezet – bejelentést követően - a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően e körben is intézkedést kezdeményezhet.

VI. A bejelentők védelme

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között a Bejelentőnek és annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai – ideértve a különleges adatokat és a bűnügyi személyes adatokat is – kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők, és kizárólag a Bejelentővédelmi szervezet, illetve külső szervezet részére továbbíthatóak, míg az e körbe nem tartozó személyes adatok haladéktalanul törlésre kerülnek.

A Bejelentő személyes adatai csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a Bejelentő egyértelműen hozzájárult. A Bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a Bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatai az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére átadásra kerülnek. Amennyiben alappal valószínűsíthető, hogy a Bejelentő másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatai az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek a kérelmére, a Bejelentővédelmi szervezet által átadásra kerülnek.

Amennyiben a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a Bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára, míg a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok más államba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

Abban az esetben, ha a bejelentés vizsgálata mellőzhető vagy a bejelentés vizsgálata alapján a bejelentés nem megalapozott, illetve további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatok a vizsgálat mellőzését, illetve a vizsgálat befejezését követő hatvan napon belül törlésre kerülnek. Ha a bejelentés vizsgálata alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a Bejelentővel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatok a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások lezárásáig kerülnek megtartásra. A Bejelentővédelmi szervezet az általa kezelt személyes adatok kezelésének szükségességét az adatkezelés megkezdésétől számítva legalább évente felülvizsgálja.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer úgy került kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő Bejelentő személyes adatait a bejelentést kivizsgáló személyeken kívül más ne ismerhesse meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Bejelentővédelmi szervezet egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben megoszhatják.

A bejelentésben érintett személy a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatásra kerül a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosításra kerül, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejthesse, és azt bizonyítékokkal alátámaszthassa. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

A személyes adatok védelmére vonatkozó rendelkezések természetesen arra a személyre nézve is alkalmazásra kerülnek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezik.

Budapest, 2023. december 1.

Kiadta: a Mageba Hungary Kft. ügyvezetője